Avantages d’un chatbot interne conforme au RGPD pour l’administration :

Nous hébergeons toutes les données et applications dans nos propres centres de données en Allemagne.

Sécurité des données et protection des données selon les normes les plus strictes : le chatbot fonctionne en totale conformité avec le RGPD et toutes les données sont hébergées exclusivement sur des serveurs allemands. Cela garantit que les informations sensibles sont traitées de manière sûre et conforme à la loi et qu’elles ne sont accessibles qu’au sein de l’organisation.

Intégration plus efficace : les nouveaux collaborateurs peuvent être rapidement initiés à leurs tâches à l’aide du chatbot. Qu’il s’agisse de directives, d’instructions ou d’informations organisationnelles, le chatbot fournit les réponses appropriées sur simple pression d’un bouton, ce qui facilite l’intégration.

Assistance à la communication par e-mail : le chatbot aide à la gestion de la communication par e-mail en suggérant des réponses standardisées, en signalant les questions fréquentes et en fournissant une assistance pour la formulation correcte. Les collaborateurs peuvent ainsi communiquer de manière plus efficace et plus professionnelle.

Archivage optimisé des données et gestion des documents : les collaborateurs peuvent utiliser le chatbot pour obtenir rapidement des informations sur l’archivage structuré des données, accéder aux documents et obtenir des indications sur la manière de nommer correctement les fichiers. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs de documentation.

Assistance 24 h/24 : le chatbot est disponible 24 h/24 et peut répondre à tout moment aux questions concernant les processus de travail, les directives ou les procédures. Cela signifie une assistance rapide pour tous les collaborateurs, sans temps d’attente.

Productivité accrue et décharge du personnel : le chatbot prend en charge les demandes simples et les processus standard, ce qui permet aux collaborateurs de se concentrer sur leurs tâches principales. Cela augmente l’efficacité et soulage considérablement le personnel administratif.

Compatibilité avec les systèmes informatiques existants : le chatbot peut être intégré de manière transparente à l’infrastructure informatique existante de l’administration et se connecter à des applications telles que la gestion documentaire, l’intranet ou les plateformes internes, sans qu’il soit nécessaire d’ajouter des interfaces.

Gestion des connaissances et formations : le chatbot peut également servir de mémoire de connaissances à laquelle tous les collaborateurs peuvent accéder à tout moment. Les questions fréquemment posées, les protocoles, les guides ou les documentations de processus sont ainsi à la disposition de tous et sont toujours à jour.